Ostatnie publikacje z kategorii prawo spółek

autor artykułu

Tomasz Derwich

radca prawny

602 607 214

t@derwich.pl

Śledź mnie na:

Przekształcenie firmy jednoosobowej w spółkę z o. o. stanowi istotny krok dla przedsiębiorców, którzy dążą do rozwoju swojej działalności. Proces ten niesie ze sobą szereg zmian formalnych i prawnych, jednakże może przynieść znaczne korzyści w zakresie zarządzania, obciążeń podatkowych oraz zabezpieczenia majątku.

W niniejszym artykule przeanalizuję kluczowe aspekty tego rodzaju reorganizacji i wyjaśnię dlaczego przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. może być dobrym posunięciem dla przedsiębiorcy.

Dlaczego przekształcenie firmy w spółkę?

Pierwszym krokiem w procesie przekształcenia firmy jednoosobowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest przeanalizowanie czy taki krok będzie potrzebny lub opłacalny. Analiza korzyści płynących z przekształcenia obejmuje przede wszystkim aspekty podatkowe, prawne i organizacyjne.

Do głównych korzyści wynikających z przekształcenia należą:

• ograniczenie odpowiedzialności majątkowej

• optymalizacja obciążeń podatkowych

• ustrukturyzowanie procesu zarządczego

• możliwość pozyskania inwestora i łatwiejsza sprzedaż firmy

• ułatwienie dalszej reorganizacji biznesu

• zwiększenie renomy i transparentności firmy

• usprawnienie w planowaniu sukcesji firmy.

Nie zawsze przekształcenie będzie najbardziej optymalnym rozwiązaniem. W niektórych przypadkach wystarczy aport przedsiębiorstwa lub tzw. ręczne przenoszenie biznesu. Gdy jednak celem jest jeden z wyżej wymienionych, to przekształcenie należy obowiązkowo rozważyć.

Korzyści z przekształcenia można podzielić na dwie główne kategorie.

Korzyści prawno - organizacyjne

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o. o. w dalszej pozwala na ograniczenie odpowiedzialności majątkowej przedsiębiorcy. Jako wspólnik spółki nie będzie już odpowiadać za zobowiązania (długi) spółki, ale dopiero po 3 latach od przekształcenia. Do tego czasu odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia.

Po przekształceniu powstaje dwustopniowa struktura spółki, na którą składa się wspólnik oraz zarząd. Oczywiście w pierwszym etapie po przekształceniu spółka będzie jednoosobowa (tj. przedsiębiorca jest jedynym wspólnikiem oraz jedynym członkiem zarządu), ale po przekształceniu będzie można dobrać wspólników i zmienić skład osobowy zarządu, np. poprzez dodanie członków zarządu i podzielenie się odpowiedzialnością za konkretne obszary działalności (np. członek zarządu do spraw finansów spółki). W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej takich możliwości nie ma.

Reorganizacja w drodze przekształcenia powoduje również pełną sukcesję prawną, a więc powstałej w wyniku przekształcenia spółce będą przysługiwać wszystkie prawa i obowiązki przekształconego przedsiębiorcy. Oznacza to, że co do zasady na nowopowstałą spółkę przejdą wszystkie umowy, zezwolenia, koncesje czy ulgi. Ma miejsce zatem ciągłość podmiotowa, której nie dają wprost inne sposoby reorganizacji biznesu, jak np. aport do spółki. Pełna kontynuacja działalności nie jest zatem uzależniona od zgód podmiotów trzecich na przeniesienie zobowiązań z umów do spółki, która powstanie w wyniku przekształcenia.

Korzyści finansowe

Często jednak głównym impulsem do przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę będą korzyści na tle obciążeń finansowych.

Po upływie ulgi na start oraz preferencyjnych stawek obciążenia z tytułu składek ZUS zaczynają drastycznie rosnąć. Wspólnik jednoosobowej spółki z o. o., która powstaje po przekształceniu, objęty jest jednak obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym na takich samych zasadach osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.

Wskutek przekształcenia powstaje spółka jednoosobowa, ale wystarczy poszerzyć skład wspólników, aby uniknąć konieczności opłacania składek ZUS. Można to zrobić np. poprzez darowiznę 1% udziałów członkowi bliskiej rodziny. Do niedawna jeszcze schemat ten był szeroko kwestionowany przez ZUS jako iluzoryczny, ale Sąd Najwyższy uchwałą z dnia 21 lutego 2024 r. (III CZP 8/23) przerwał ostatecznie tę negatywną dla przedsiębiorców praktykę ZUS. Nie trzeba więc już wprowadzać do spółki drugiego wspólnika na np. poziom 10% czy nawet 20% udziałów. Korzyść jest zatem oczywista – do kilkunastu tysięcy złotych w skali roku.

Nowy Ład wprowadził również obowiązek odprowadzania składki zdrowotnej przez członków zarządu pobierającym wynagrodzenie na podstawie uchwały wspólników o ich powołaniu. W niektórych przypadkach przy stosowaniu skali podatkowej może to nadal być model opłacalny. Coraz częściej jednak w spółkach stosuje się model „nieozusowany”, czyli powtarzające się świadczenia niepieniężne np. w postaci usług.

Ponadto, spółka z o. o. pozwala na korzystanie z tzw. Estońskiego CIT-u. Z uwagi na zasadę kontynuacji działalności w sytuacji przekształcenia nie występuje 24-miesięczny okres karencji. Takiej możliwości nie daje już aport (wkład niepieniężny w zamian za udziały spółce), np. poprzez wniesienie przedsiębiorstwa lub części do nowej spółki.

Minusem spółki z o. o. w aspekcie podatkowym jest oczywiście podwójne opodatkowanie. Na poziomie zysku spółki CIT oraz PIT na poziomie wypłat dywidendy na rzecz wspólników. Istnieje natomiast kilka legalnych sposobów, które pozwalają uniknięcie podwójnego opodatkowania o czym szerszą uwagę poświęcę w odrębnym wpisie.

Natomiast do czasu pozostawania tzw. małym podatnikiem (przychody do 2 mln euro), stawka wynosić będzie tylko 9% CIT. Dodatkowo, rozliczając się w ramach Estońskiego CIT-u można liczyć na niższe efektywne podatkowanie łączne z tytułu PIT i CIT nawet przy wypłatach z zysku. Wspólnikom przysługuje ulga na poziomie PIT-u od dywidendy w postaci możliwości odliczenia od PIT zapłaconego przez spółkę CIT. W ten sposób można zredukować efektywne podwójne opodatkowanie z ok. 26% do 20%.

Należy jednak pamiętać, iż przejście na Estoński CIT jest uzależnione od spełnienia szeregu warunków. Niezwłoczne przejście na Estoński CIT po przekształceniu może również spowodować wystąpienie tzw. podatku od dochodu z przekształcenia. Przejście więc na tę formę opodatkowania powinno być zawsze poprzedzone dogłębną analizą prawno-podatkową.

Procedura przekształcenia krok po kroku

W celu skutecznego przeprowadzenia procesu przekształcenia jednoosobowej firmy w spółkę z o. o. konieczne będzie przejście przez kilka etapów formalności:

• Sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami:

  • projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,

  • projektu aktu założycielskiego (umowa spółki),

  • wyceny składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego,

  • sprawozdania finansowego sporządzonego dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

• Złożenie wniosku do sądu o wyznaczenie biegłego w celu zbadania planu przekształcenia.

• Wydanie opinii przez biegłego.

• Złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy.

• Powołania członków organów spółki docelowej.

• Podpisanie aktu założycielskiego spółki (umowa spółki).

• Wpis do KRS.

Plan przekształcenia, oświadczenie o przekształceniu oraz akt założycielski sporządza się w formie aktu notarialnego. W tym celu będą niezbędne dwie wizyty u notariusza. Dodatkowo niezbędne będzie przejście przez dwa etapy sądowe w celu wydania opinii przez biegłego rewidenta oraz zarejestrowania spółki.

Plan przekształcenia należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. We wniosku do sądu można wskazać konkretnego biegłego, co może znacznie skrócić czas opiniowania planu. Ustawowo biegły ma 2 miesiące, a wybrany biegły może to zrobić znacznie szybciej. Sądy w większości przypadków przychylają się do takiego wniosku.

Rejestracji przekształcenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie. Oprócz wniosku o rejestrację należy dodatkowo złożyć wniosek ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Cały proces przekształcenia bez odpowiedniego zaplanowania może zająć kilka miesięcy, co w głównej mierze uzależnione jest od sprawności działania biura księgowego, sądu rejestrowego i biegłego rewidenta. W korzystnym scenariuszu proces ten można skrócić do ok. 3 miesięcy.

Pozostałe formalności

Poza szeregiem formalności związanymi ściśle z samym przekształceniem należy pamiętać również o kilku innych, istotnych dla reorganizacji przedsiębiorstwa działaniach.

Przede wszystkim należy pamiętać o wykreśleniu działalności gospodarczej z CEIDG. Nie dzieje się to automatycznie po dokonaniu wpisu przekształcenia przez sąd. Przedsiębiorca przekształcający się powinien złożyć wniosek o wykreślenie z CEIDG w terminie 7 dni od przekształcenia.

Wskutek przekształcenia możemy zachować dotychczasową nazwę firmy, do której dodamy oznaczenie formy prawnej spółki. Jeżeli więc dotychczasowa firma jednoosobowa działała pod nazwą „Jan Kowalski PHU”, to spółka przekształcona spółka funkcjonować będzie pod nazwą „Jan Kowalski PHU Sp. z o. o.”. Jeżeli jednak główny człon nazwy firmy miałby się zmienić, to przekształcona ma obowiązek stosować obok nowej firmy w nawiasie dawną firmę z dopiskiem „dawniej”, na przykład JAN-SPEC sp. z o.o. (dawniej „Jan Kowalski PHU”). 

Nie można również zapomnieć o poinformowaniu kontrahentów o danych spółki, która od teraz będzie stroną zawartych nimi umów, a przez to i odbiorcą wystawianych faktur.

Przekształcenie powoduje również obowiązek dopilnowania formalności wobec Urzędu Skarbowego:

• należy zgłosić dane spółki na formularzu NIP-8,

• zarejestrować spółkę czynnego podatnika VAT – formularz VAT-R,

• wysłać informację o zaprzestaniu wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności podlegających opodatkowaniu VAT na formularzu VAT-Z,

• zarejestrować na spółkę kasy fiskalne, jeżeli będzie kontynuować sprzedaż na rzecz konsumentów.

W związku z przekształceniem dochodzi do zmiany tytułu płacenia składek ZUS. W terminie 7 dni od wpisu przekształcenia konieczne jest więc wyrejestrowanie się z ubezpieczeń z tytułu prowadzenia dotychczasowej jednoosobowej firmy, a następnie zgłoszenie się do ZUS na podstawie nowego tytułu ubezpieczenia z racji założenia spółki.

Ile kosztuje przekształcenie?

Przekształcenie nie jest najtańszym sposobem na reorganizację firmy. Dla wielu przedsiębiorców koszty te jednak nie przeważą nad korzyściami, które niesie za sobą przekształcenie. Poniżej przedstawiam jak szacunkowo kształtują się koszty takiego przedsięwzięcia:

• plan przekształcenia  formie aktu notarialnego – 246 zł,

• opłata sądowa od wniosku o wyznaczenie biegłego do zbadania planu przekształcenia – 300 zł,

• koszt opinii biegłego – w zależności od biegłego i wielkości przedsiębiorstwa, zazwyczaj od ok. 2.000 zł do 5.000 zł,

• oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy w formie aktu notarialnego – od 200 zł,

• akt założycielski (umowa spółki) w formie aktu notarialnego – ok. 300-900 zł,

• PCC w stawce 0,5% od sumy kapitału zakładowego (pobierany przez notariusza),

• opłata sądowa od wniosku o rejestrację spółki w KRS – 500 zł,

• opłata sądowa od wniosku za ogłoszenie wpisu w MSiG – 100 zł,

• opłata skarbowa za rejestrację jako czynny podatnik VAT – 170 zł,

• wynagrodzenie biura księgowego za wycenę składników majątku (załącznik do planu przekształcenia).

Podsumowanie

Przekształcenie firmy jednoosobowej w spółkę z o. o. to niewątpliwie proces wymagający staranności, wiedzy i zaplanowania. W wielu okolicznościach wysiłek ten jednak będzie się opłacać i będzie rozwiązaniem korzystnym w dalszej perspektywie. Może się również okazać, iż nie będzie to rozwiązanie optymalne i korzystniejszym będzie inny rodzaj reorganizacji.

Jeżeli zastanawiasz się nad przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o. o., zapraszam Cię na niezobowiązującą konsultację, w ramach której przedstawię krok po kroku jak będzie przebiegał cały proces na konkretnym przykładzie Twojej firmy. 

Więcej wpisów z kategorii prawo spółek:

Artykuł to jednak za mało?

r. pr. Tomasz Derwich

Formularz kontaktowy

Zadzwoń, napisz lub wyślij formularz.

Podczas tego pierwszego kontaktu dowiem się dokładnie jakie są Twoje potrzeby i wyjaśnię jak mogę Ci pomóc.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Tomasz Derwich. Dane będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi lub kontaktu zgodnie z polityką prywatności.

Obserwuj mnie

Informacje prawne

Specjalizacje

Na skróty

Kancelaria Radcy Prawnego

Tomasz Derwich

ul. I. Paderewskiego 6/5

61-770 Poznań

NIP: 6182057887

REGON: 361662365

Zadzwoń lub napisz do mnie w celu umówienia bezpłatnej konsultacji wstępnej Twojej sprawy - w formie rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji online.