Ostatnie publikacje z kategorii prawo umów

autor artykułu

Tomasz Derwich

radca prawny

602 607 214

t@derwich.pl

Śledź mnie na:

Jeżeli produkujesz komponenty albo gotowy produkt u dostawcy (np. z Chin), prędzej czy później pojawi się temat narzędzi produkcyjnych. Chodzi o formy wtryskowe, matryce, przyrządy, uchwyty i inne elementy oprzyrządowania, bez których nie utrzymasz powtarzalnej jakości ani sensownej ceny jednostkowej. To nie jest detal techniczny, tylko punkt, w którym zaczyna się realna zależność od fabryki, bo narzędzie zwykle finansujesz Ty, a faktyczną kontrolę nad nim ma ktoś inny.

Problem polega na tym, że narzędzia to w praktyce majątek, który ma stać u kogoś innego i pracować na Twoją produkcję. Czasem Ty finansujesz wykonanie formy. Czasem narzędzie jest rozliczone w cenie wyrobu. Czasem narzędzie jest Twoje od początku, a czasem dopiero po spłacie w cenie komponentów. W każdym wariancie kluczowe jest jedno pytanie czy masz realną kontrolę oraz realną możliwość zmiany dostawcy bez zatrzymania produkcji.

W tym wpisie pokazuję, czym jest umowa toolingowa w praktyce, na co zwracać uwagę przy współpracy z dostawcą zagranicznym, oraz jak poukładać relację tak, żeby narzędzie pracowało na Twój biznes również wtedy, gdy robi się nerwowo.

Czym jest umowa toolingowa i dlaczego jest inna niż zwykła umowa dostaw

Umowa toolingowa porządkuje zasady udostępnienia, używania, utrzymania i zwrotu narzędzi oraz sprzętu niezbędnego do realizacji świadczenia z umowy głównej. W praktyce jest to często załącznik do umowy ramowej dostaw, ale warto traktować ją jako osobny moduł, bo dotyka zagadnień, które w zwykłej umowie dostaw bywają opisane zbyt ogólnie. 

Tooling jest specyficzny z trzech powodów. 

Po pierwsze, to aktywa materialne powiązane z dokumentacją i know how. Bez rysunków, tolerancji, parametrów procesu i wyników testów samo narzędzie nie daje Ci niezależności. 

Po drugie, tooling buduje zależność operacyjną. Nawet jeśli formalnie jesteś właścicielem narzędzia, dostawca ma je u siebie, więc to on kontroluje dostęp, harmonogram użycia, konserwację i naprawy. 

Po trzecie, tooling generuje spory na styku prawa i produkcji. Kto płaci za modyfikacje po zmianie projektu. Kto odpowiada za zużycie. Kto ma dowieźć części zamienne. I wreszcie kto i kiedy oddaje narzędzie, gdy współpraca się kończy. 

Dobra umowa toolingowa ma być instrukcją działania na trudne momenty i powinna jasno opisywać co najmniej wykaz sprzętu, cel i zasady użycia, koszty eksploatacji, kontrolę, odpowiedzialność i zwrot.

Typowy scenariusz polskiej firmy i dostawcy z Chin

Załóżmy, że jesteś polskim producentem albo marką własną. Masz projekt, specyfikację, czasem własne rozwiązania konstrukcyjne. Wybierasz fabrykę w Chinach, bo cena i moce są atrakcyjne. Dostawca mówi, że zrobi formę i uruchomi produkcję, a koszt narzędzia albo rozliczy osobno, albo wliczy w cenę komponentów. 

Na początku wszystko idzie sprawnie. Akceptujesz próbki, idą pierwsze partie. Dopiero po miesiącach pojawiają się sytuacje, które testują umowę. 

Zmiana designu wymusza przeróbki. Dostawca żąda dopłaty. Narzędzie się zużywa, trzeba wykonać naprawy. Potem chcesz dodać drugą fabrykę jako backup i okazuje się, że narzędzie nie jest dostępne, a dokumentacji brakuje. W skrajnym wariancie relacja się psuje i pojawia się pytanie, czy da się narzędzie odebrać i przenieść produkcję.

Co musi być w umowie toolingowej - siedem kluczowych obszarów 

1. Definicja toolingu i zakres dokumentacji

Zacznij od precyzyjnego opisu, co jest toolingiem w Twoim projekcie. Nie ograniczaj się do słowa forma. Uwzględnij oprzyrządowanie testowe, elementy wymienne, części zamienne i osprzęt, a także pliki i dokumentację, bez których odtworzenie narzędzia jest nierealne. 

W umowie opisz, jakie dokumenty mają powstać i zostać przekazane. Typowo są to rysunki narzędzia, parametry procesu, plan konserwacji, raport z prób, wyniki pomiarów, a także instrukcje ustawień. Jeżeli narzędzie ma elementy sterowania lub oprogramowanie, doprecyzuj zasady dostępu i aktualizacji. 

Praktyczny cel jest jeden. Chcesz mieć możliwość zmiany dostawcy bez wielotygodniowego odtwarzania parametrów, tolerancji i standardów kontroli jakości.

2. Własność i tytuł prawny do narzędzia

W umowie musisz odpowiedzieć na dwa pytania.

Pierwsze, kto jest właścicielem narzędzia w trakcie współpracy. W typowym modelu toolingu własność pozostaje po stronie udostępniającego, a druga strona ma prawo używania w ściśle określonym celu. 

Drugie, kiedy i na jakich warunkach narzędzie ma być wydane Tobie lub przeniesione do innej fabryki. Jeżeli finansujesz wykonanie formy, zadbaj o mechanikę przejścia własności, protokół odbioru i oznakowanie. 

Warto dopisać kilka rzeczy, które często umykają. Oświadczenie dostawcy, że narzędzie jest wolne od praw osób trzecich. Zakaz zastawu i zatrzymania. Obowiązek oznakowania narzędzia jako Twojej własności albo jako narzędzia udostępnionego przez Ciebie. Obowiązek zapewnienia, że podwykonawcy nie będą mogli blokować wydania narzędzia z powodu rozliczeń z dostawcą.

3. Lokalizacja, podwykonawcy i kontrola fizyczna

Jeżeli narzędzie ma stać w konkretnej fabryce, wpisz to do umowy. Dodaj zakaz przenoszenia narzędzia bez Twojej zgody. Zastrzeż, że używanie u podwykonawców wymaga uprzedniej zgody oraz ujawnienia ich danych.

To krytyczne, bo fabryka często korzysta z zewnętrznych warsztatów narzędziowych. Jeżeli narzędzie trafi do warsztatu, który nie zna Ciebie i nie czuje związania Twoją umową, w praktyce nie odbierzesz go bez współpracy dostawcy.

W umowie dobrze działa mechanizm raportowania lokalizacji oraz obowiązek prowadzenia rejestru narzędzi. Ważne, żebyś mógł to zweryfikować przez zdjęcia, inspekcję lub audyt.

4. Zakres użycia i ochrona projektu oraz know-how

Kluczowe postanowienie brzmi prosto. Dostawca używa toolingu wyłącznie do produkcji Twoich komponentów i wyłącznie na Twoją rzecz. Ograniczenia użycia to typowy element umów toolingu i trzeba je formułować jednoznacznie. 

Jeżeli tego nie dopniesz, ryzykujesz dwa problemy. Produkcję dla osób trzecich na tej samej formie oraz szybsze zużycie narzędzia, które finalnie opłacisz Ty. 

Ureguluj też kwestię kopii narzędzia. Dostawcy lubią robić backup, bo zmniejsza to ryzyko przestoju, ale z Twojej perspektywy backup to czasem droga do równoległej produkcji poza Twoją kontrolą. Ustal, czy kopia jest dopuszczalna, na jakich warunkach, kto za nią płaci i kto jest właścicielem. 

Razem z narzędziem prawie zawsze funkcjonuje dokumentacja produktu, dlatego umownie zabezpiecz poufność oraz to, komu przysługują prawa do zmian i usprawnień wprowadzanych w trakcie współpracy.

5. Utrzymanie, naprawy, modyfikacje i kto za to płaci

To obszar, w którym najczęściej pojawia się konflikt. Jeżeli umowa milczy, w praktyce najczęściej płaci po prostu ten, komu bardziej się spieszy. 

Rozbij koszty na pięć kategorii, bo to ogranicza spory:

• Konserwacja bieżąca, zwykle po stronie dostawcy, ale z opisem standardu i częstotliwości.

• Naprawy wynikające z błędów dostawcy, po jego stronie, wraz z obowiązkiem przywrócenia narzędzia w określonym czasie.

• Zużycie eksploatacyjne, tu można ustalić progi i zasady rozliczeń, na przykład przy przekroczeniu liczby cykli.

• Modyfikacje wynikające ze zmiany projektu po Twojej stronie, po Twojej stronie, ale tylko po zaakceptowaniu wyceny i harmonogramu.

• Na koniec, części zamienne. Ustal, czy dostawca ma je utrzymywać na stanie i w jakim minimalnym poziomie.

6. Raportowanie, kontrola i prawo weryfikacji

Jeżeli narzędzie jest w Chinach, Twoją walutą jest informacja. Bez raportów i prawa do weryfikacji zostajesz z zapewnieniami.

W umowie przewidź raporty okresowe. Stan narzędzia, liczba cykli, historia napraw, plan konserwacji, zdjęcia.

Druga rzecz to prawo kontroli. W opracowaniach toolingu powtarza się, że zlecający powinien mieć możliwość kontroli sposobu używania sprzętu. W praktyce robi się to przez audyty jakości, inspekcje i uprawnienia do inwentaryzacji narzędzia. 

7. Zwrot narzędzia i scenariusze na rozstanie

Najważniejsza część umowy toolingowej to zasady na moment, gdy współpraca się kończy. W modelu toolingu zwrot udostępnionego sprzętu jest naturalnym elementem umowy i powinien być opisany proceduralnie. 

Ustal, kiedy dostawca ma wydać narzędzie. Po zakończeniu kontraktu, po wypowiedzeniu, po naruszeniu zakazu użycia dla osób trzecich. 

Opisz proces wydania. Protokół, stan narzędzia, odpowiedzialność za pakowanie, zabezpieczenie, transport i dokumenty. Ustal, kto ponosi koszty i w jakim trybie. 

Przewidź też, co jeśli narzędzie jest nie do odzyskania. Zniszczenie, utrata, upadłość dostawcy. W takich scenariuszach kluczowe jest ubezpieczenie, odpowiedzialność odszkodowawcza oraz obowiązek szybkiej informacji

Pieniądze i bodźce jak ułożyć rozliczenia, żeby mieć dźwignię

W umowach z dostawcami z Chin sama klauzula o wydaniu narzędzia bywa niewystarczająca. Liczy się to, czy masz realną dźwignię ekonomiczną. 

Najczęściej działają trzy mechanizmy. 

Płatność etapowa. Część za wykonanie, część po akceptacji próbek, część po przekazaniu dokumentacji.

Rozliczenie w cenie komponentu, ale z jasnym opisem, kiedy uznajesz koszt toolingu za spłacony i co się wtedy dzieje z prawem do wydania narzędzia.

Retencja. Zostawiasz określony procent wartości toolingu do czasu spełnienia obowiązków, na przykład oznakowania narzędzia i wpisania do rejestru. 

Jeżeli wiesz, że narzędzie wykona zewnętrzny warsztat, rozważ porozumienie trójstronne z warsztatem. To bywa trudne negocjacyjnie, ale jest praktycznie najskuteczniejszą metodą, żeby uniknąć blokady wydania narzędzia.

VAT w umowie toolingowej co zwykle działa i gdzie są pułapki

W typowym modelu toolingu udostępnienie narzędzia nie przenosi prawa do rozporządzania nim jak właściciel, bo nie dochodzi do fizycznego przeniesienia, więc nie jest dostawą towarów. Po stronie udostępniającego kluczowe jest też to, że nieodpłatne świadczenia są opodatkowane VAT tylko w określonych sytuacjach, a udostępnienie sprzętu ściśle powiązane z działalnością gospodarczą i realizacją świadczenia na rzecz udostępniającego co do zasady nie powinno generować VAT. Taką logikę opisują opracowania oraz przywoływane interpretacje podatkowe dotyczące toolingu. 

Dwa praktyczne zastrzeżenia. 

Pierwsze, jeśli wprowadzisz odrębne wynagrodzenie za samo udostępnienie narzędzia, zaczynasz poruszać się w obszarze odpłatnego świadczenia usług i temat VAT trzeba wtedy policzyć odrębnie od umowy głównej. 

Drugie, przy relacji z dostawcą spoza Polski ważne jest, żeby dokumenty i fakturowanie spójnie pokazywały, czy płacisz za wykonanie narzędzia, za produkcję towaru, czy za odrębną usługę udostępnienia. W przeciwnym razie ryzykujesz chaos rozliczeniowy i spór, którego dało się uniknąć jednym akapitem w umowie. 

Tooling jest jednak kwestią różnie rozpatrywaną podatkowo. Organy skarbowe wydają odmienne stanowiska w podobnych stanach faktycznych. Najlepiej każdorazowo sprawę skonsultować z doradcą podatkowym lub co najmniej głównym księgowym.

Spory i egzekucja przy współpracy z Chinami

W relacji transgranicznej warto myśleć o sporze na chłodno. Chodzi o to, by w razie konfliktu mieć narzędzia, które zadziałają.

Dla toolingu kluczowe są trzy elementy. 

Prawo właściwe i miejsce rozstrzygania sporów, bo to determinuje realną wykonalność. 

Język i wersje umowy, często przydatna jest wersja robocza w języku używanym operacyjnie po stronie dostawcy.

Dowody, czyli protokoły, zdjęcia, raporty, potwierdzenia akceptacji.

Do tego dochodzą kwoty zryczałtowanych odszkodowań albo kary umowne za naruszenia, zwłaszcza za niewydanie narzędzia, użycie narzędzia poza celem umowy i wykonanie kopii.

Checklista przed podpisaniem umowy toolingowej z dostawcą z Chin

Poniższa checklista to minimalny zestaw punktów, które warto dopiąć przed podpisaniem umowy toolingowej z dostawcą z Chin. Jeżeli te elementy są opisane jasno, łatwiej unikniesz sporów o własność, koszty utrzymania i zwrot narzędzia, a w razie potrzeby szybciej przeniesiesz produkcję.

1. Opis toolingu i numeracja narzędzi oraz osprzętu

2. Lista dokumentów, które dostawca ma przekazać i w jakim formacie

3. Zasady własności, oznakowania i zakaz obciążeń

4. Lokalizacja narzędzia i zasady użycia u podwykonawców

5. Zakaz użycia dla osób trzecich oraz reguły kopii narzędzia

6. Zasady konserwacji, napraw i modyfikacji wraz z procedurą akceptacji kosztów

7. Rejestr narzędzi, raportowanie stanu i prawo kontroli

8. Procedura zwrotu i koszty transportu oraz pakowania

9. Mechanizm płatności etapowej lub retencji dający Ci dźwignię

10. Spójność umowy z fakturowaniem i założeniami VAT.

Podsumowanie

Umowa toolingowa z dostawcą z Chin to w gruncie rzeczy umowa o kontrolę i o możliwość działania, gdy współpraca nie idzie idealnie. Jeżeli narzędzie ma stać w cudzej fabryce, musisz mieć jasne zasady własności, użycia, utrzymania i zwrotu oraz realne bodźce finansowe, które skłonią dostawcę do współpracy również wtedy, gdy relacja się psuje.

Najczęstszy błąd to zostawienie toolingu jako tematu pobocznego przy negocjacjach ceny i terminu. W krótkim horyzoncie to przyspiesza start produkcji. W długim horyzoncie często blokuje zmianę dostawcy, utrudnia egzekucję jakości i podnosi koszty.

Powyższe informacje mają charakter ogólny i edukacyjny i nie stanowią porady prawnej w konkretnej sprawie. Każda umowa toolingowa wymaga analizy stanu faktycznego, dokumentów, łańcucha dostaw oraz realiów współpracy z konkretnym dostawcą, w tym ustaleń technicznych i sposobu rozliczeń. 

Jeżeli jesteś na etapie negocjacji umowy z dostawcą z Chin albo masz już działającą produkcję i chcesz uporządkować kwestie własności narzędzi, kontroli, zwrotu i rozliczeń, możesz skontaktować się ze mną. Pomogę przeanalizować Twoje dokumenty, wskazać ryzyka i zaproponować praktyczne zapisy umowne dopasowane do Twojego modelu biznesowego.

Więcej z kategorii prawo umów

Artykuł to jednak za mało?

r. pr. Tomasz Derwich

Formularz kontaktowy

Zadzwoń, napisz lub wyślij formularz.

Podczas tego pierwszego kontaktu dowiem się dokładnie jakie są Twoje potrzeby i wyjaśnię jak mogę Ci pomóc.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria Radcy Prawnego Tomasz Derwich. Dane będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi lub kontaktu zgodnie z polityką prywatności.

Obserwuj mnie

Informacje prawne

Specjalizacje

Na skróty

Kancelaria Radcy Prawnego

Tomasz Derwich

ul. I. Paderewskiego 6/5

61-770 Poznań

NIP: 6182057887

REGON: 361662365

Zadzwoń lub napisz do mnie w celu umówienia bezpłatnej konsultacji wstępnej Twojej sprawy - w formie rozmowy telefonicznej lub wideokonferencji online.